エクセルで仕事を効率化する「これだけは押さえておきたい3つのポイント!」

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仕事をしていて、エクセルを使用する人は相当多いのではないだろうか。

ワード、エクセル、パワーポイントはビジネスツールの3種の神器と個人的には思っており、仕事を効率化する上で欠かせないものだと強く信じている。

実際、私も普段仕事をしている時にエクセルを使用しているが関数やマクロなどを使いこなすことによって、本来手作業で何時間もかけてやらなければならないことが5分足らずで終わってしまうこともある。

今回は、エクセルというツールがいかに大事で欠かせないか、そして仕事を効率化する上で大事な操作方法を伝えたいと思う。

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エクセルを制するものは仕事を制す!

仕事を効率化させるには、エクセルを使う仕事をしている人は間違いなく勉強した方がよい。

オフィスワークであれば、大抵の人は使っているだろう。

しかし、意外と多くの人がエクセルを使いこなせていないのが現状だと思っている。

と、こういうことを言っている自分もエクセルを完璧に使いこなせているかといったら、全くそんなことはない。

ただ会社員時代はほとんどデスクワークで、一日中エクセルで成果物を完成させてきたのでエクセル自体のスキルが必須になっていた。

私の職場では「エクセルスキル=仕事のスキル」と言っても過言ではなかった(個人的に思っていただけだが)。

みなさんの中には、普段エクセルを使っていて「面倒だな~」と思う作業などはないだろうか?

もしくは、面倒とは思っていないが何気なくいつもやっている操作はないだろうか?

実はその中にはエクセルの関数を知って入れば作業が10倍速くなるものもあったりするのだ。

精神論だが、普段からエクセルを仕事で使用している人は常に「効率的な関数やマクロは組めないか」といった視点でPC操作を考えてみるといい。

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即席お役立ちエクセル操作

さて、「仕事を効率化させるためにはエクセル能力を上達させることが大事だ!」と言ってきたがここで個人的にオススメなエクセルの関数や操作方法を紹介したい。

以下の3つの操作や関数がものすごく役立つので覚えておこう。

・SUMIF関数
・Alt →D → F2回押し
・Ctrl + Shift押しながら↓

まず、SUMIF関数に関しては意外と使うべき場面で使ってなかったりする人が多いので、これを使わないと非常にもったいない。

普通に合計するだけならSUM関数でいいのだが、やはり色んな項目ごとに自動的に集計したいならこのSUMIF関数を覚えるべきだ。

SUMIF関数の具体的な操作方法はググると沢山でてくるのでここでは詳細な説明は省くが、これはカラダに叩き込んでおこう。

また、2番目の操作についてはこれはフィルター機能のことである。

フィルター機能とは、表の中から必要な条件だけを抽出して表示させる機能のことだが、このAltをキーを押して、Dを押して、そして最後にFを2回連続で押すとそこの項目にフィルターがつくのである。

「Alt!D!F!F!」といった感じでテンポよく押してみよう。

きっと「おお!こんな機能が!」とちょっと感動するだろう。

そして最後の操作だが、これも意外と知られていなくて、エクセルで作成したデータの一番下の項目までをちょうどぴったり選択するための機能なのである。

なので、この操作をするとデータが記載されているところまでをちょうど範囲として選択してくれるので結構重宝する。

こんな感じで、あくまでも3つお役立ちポイントをお伝えしたが、エクセルは「パンドラの箱」と個人的には思っているほどまだまだ知らない便利機能が詰まっているので、仕事の効率化に是非とも役立てようじゃないか!

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